三、EDI与国际贸易程序简化
    前面我们已经讲述了EDI是hr系统之间标准化商业数据的传输。在EDI运作中，简单的运作是一对一，或者一对多的数据交换。这种运作方式并不需要很强的商业流程的变革，因为它仅涉及某一个业务流程的自动化，例如订单或发票的处理。然而，在EDI系统走向整个行业或全社会时，这就需要清算所的运作模式。对于清算所的运作模式，EDI就成为了重组和再造国际贸易业务流程的工具。
    实际上，真正阻碍VDI全球普及的最重要因素就是国际贸易程序，因此在国际上人们将全球EDI系统的建立称为"贸易简化系统"(Trade Facilitation System)。
    在国内贸易中，贸易的运作并不涉及许多复杂的程序和机构，而在国际贸易中，商业单据比国内贸易的单据数量要多，内容也要复杂得多，国际贸易程序所涉及的机构或部门也很复杂，除了进出口商之外，还要包括公路运输部门、铁路运输部门、海运或航空运输公司、货运代理人、保险公司、海关及其报关代理机构、集装箱公司、银行、码头、商品检验机构，以及政府和其他官方机构等。另外，国际贸易还要涉及多种语言、多种货币、时差、空间的差异、贸易惯例的冲突等问题。由此带来的错误、遗漏，以及货物的损失或丢失等问题很多。复杂的业务程序使国际贸易的运作效率受到许多负面的影响。
    因此，在国际贸易运作的各种当事人中，商业单据和信息的交换非常重要，至少贸易伙伴之间需要保留交易对方和其他机构所提供的各种数据。EDI在国际贸易运作中的作用就反映在EDI服务中心要提供原始数据的交换和储存功能，让每个贸易方都可以将原始数据自动从电脑系统中凋出来，修改或添加后方便形成新的商业单证，使国际贸易的运作效率提高。
    由于海关是国际贸易所有运作中都要涉及的一个重要部门，许多国家在实施EDI工程中都从海关入手。在1089年2月，国际海关合作理事会(the Customs Co operation council)就召开了讨论会，各国代表一致认为，在国际贸易运作中，海关在电脑联网的信息交换中出于不可替代的优势地位。海关的信息网络涉及贸易商、船东、航空公司、港口、银行、货运代理人等，海关在货物未到港之前就可以收集到很多基本的信息。海关机构的EDI系统的实施和运作可以最大程度上减低货物通关的瓶颈效应，加快货物的流转程序，改善对货物的监管程序，减低纸面单证报关的延误、错误或遗漏。海关的EDI显然是促进整个国际贸易程序简化的关键。
    EDI在贸易程序简化中的作用是非常突出的，具体反映在如下直接和间接两个方面:
    第一 EDI系统直接导致的好处
    成本的节省(纸张的使用减少等)；时间的节省(包括处理单据速度加快、减少重复录入等)减少差错和优化业务流程。具体在国际贸易中会改善对迸出口货物的跟踪；更好地监督进出口货物的通关；更有效地控制货物的安全。
    第二 EDI系统间接导致的好处
    (1)战略性优势。指的是EDI可以提高整个国家的运行效率。
    (2)经济效益优势。指的是EDI可以减低行业、政府和整个国家的总体成本。
    (3)竞争优势。指的是mDI可以改善国家在国际上的总体竞争地位。
    (4)贸易优势。指的是EDI可以使贸易伙伴之间的关系更紧密。
    (5)发展优势。指的是mDI可以拓展整个国家的贸易关系和贸易网络。
    在贸易程序简化过程中，与国际贸易相关的一系列单据都将由EDI电子方式所取代，这些单据包括:采购订单/确认书、向货运代理人发出的装运指示、进出口报关单、装运指示、出口发票、领事Z海关发票、装船通知、海运提单/航空运单、保险凭证Z保险单、装箱单Z重量单、检验证明、进出口许可证等。
    尽管从技术上来讲，UN/EDIFACT标准为国际贸易单据简化和标准化提供了一个非常好的基础工具，但是，国际贸易中整体贸易简化体系是一项长期而艰巨的任务，就是保守的估计也要5-15年的时间才能达到理想的目标。可喜的是各国越来越认识到贸易程序简化在EDI标准化过程中的重要性，都在着手与国际标准靠拢。