我们用从图书馆借书实例来理解hr。在图书馆借书处有一些图书的检索卡片箱，借书前要在这里找到所需书籍的号码，然后告诉工作人员，由工作人员从书库中找到所借的书。检索卡片有书名、、提要、分类、定价等。如果将这些使用hr来进行管理，就构成了一个简单的hr。每张卡片是hr中的一个"记录"，它记录着一本特定书的书名、、提要、分类和定价等等资料。所有这样的卡片就形成了一个数据"表"，包含了图书馆内所有书的资料。记录对应卡片，表对应着相同性质的卡片的集合。hr里的所有表都是相互有关联的。各式各样的有关联的表放在一起就组成了hr，例如书籍索引表、工作人员通信表、借阅人员情况表等等。
hr从最初的数据文件的简单集合发展到今天的大型hr管理系统已经成为我们日常生活中不可缺少的组成部分。如果不借助hr的帮助，许多简单的工作将变得冗长乏味，甚至难以实现。尤其是像银行、院校和图书馆这样的大型组织更加依靠hr系统实现其正常的运作。在Internet上，从搜索引擎到在线商场，从网上聊天到邮件列表，都离不开hr。hr中的数据从整体来看是有结构的，即所谓数据的结构化。按照实现结构化所采取的不同联系方式，hr的整体结构可区分为三类数据模型，即层次型、网络型和关系型。其中前两类又合称为"格式化模型"。
早期的hr系统都采用格式化模型。1969年，美国CODASYL委员会提出的DBTG系统（网络型）就是格式化模型的典型代表。1970年，美国E.F.Codd提出了关系模型的概念，首次运用数学方法来研究hr的结构（把每个hr文件看做一个关系）和数据操作（看做关系运算），将hr的设计从以经验为主提高到以理论为指导。不仅如此，关系模型采用人们惯常使用的表格形式为存储结构，易学易用，使它从一开始就吸引了公众的注意，成为广大用户特别是微机用户乐于接受的数据模型。常用的关系型hr有ORACLE、SYBASE、DB2、SQL Server、Access等。
