长久以来，“搞定”（Getting Things Done，简称GTD）这一管理方法和大卫·艾伦的同名畅销书一样被一部分人奉若神明，但也有一部分人对其颇为不屑。IT男们似乎很喜欢这一理念，而从事创意性工作的人则觉得根本用不上。日前，“快公司”网站发布了一篇题为《GTD之父：你们大大误解了我》(The Father of “Getting Things Done”: You’re Getting Me All Wrong)的文章，让大卫·艾伦自己阐释了那些对GTD的误解、误读，和误用。
作者：Ciara Byrne
现在是上午10:47，在阿姆斯特丹的一家咖啡馆里，世界上最流行的效率系统组织和同名畅销书作者大卫·艾伦坐在我面前，呷着白葡萄酒，他想要说明一些事。
“人们以为我是一个勤奋，用左脑思考，结果导向，有强迫症，谨慎又固执的那种人，”他笑着说。“事实上，这项工作对我有吸引力，是因为它能让我更有创意，更自然，更自由。我是个崇尚自由的人。”
他人生的大部分时间在加州度过，在那里他创立了“搞定”（Getting Things Done）这一管理方法。一年后。艾伦和他的妻子凯瑟琳搬到了阿姆斯特丹，完成另一个通向自由的目标。
他说：“这在我们将来也许要做的事情的清单上。”他一面自学荷兰艺术和历史，一面着手建立在欧洲的“搞定”。
开始创业时，很少有人认为艾伦会成为一个商业大亨。在 70年代初，他就读加州大学伯克利分校美国历史专业博士期间主动退学，在精神治疗院短暂呆了一阵之后，教空手道勉强维持生计（他是空手道黑带），并成为 “内在精神意识运动”的牧师——那是一个诞生于1971年的新生代教会，更加侧重冥想，并号称彰显“实用精神”。
他还迷上了佛教禅宗和武术，两者都对“搞定”的发展有很大的影响。艾伦甚至形容“搞定”是一种武术。
“简洁空间对我的吸引，就是我的全部驱动力。”他说。“我喜欢负空间和禅宗美学的极简主义。”
尽管“搞定”经常被看作是一个复杂的时间管理系统，但是艾伦认为它的本质是对于精神空间系统的创造。“你不能管理时间，”他说。 “时间只是时间。这不是大问题，空间才是大问题。当人们说他们需要时间管理，通常是因为事情已超出控制范围，或重心没有摆正位置。”
艾伦也不认为“搞定”是关于效率的系统。或者至少并不是传统的商业思维。 “高效意味着创造愉悦的体验或结果。你想放松一下吗？如果你最后两天准备好，而你花了假期的四分之三的时间去放松，这并不是你最高效的假期。”
“搞定”包括五个基本步骤：捕捉，澄清，组织，反思，并着手。捕捉意味着把那些花费你注意力的事做一个清单。许多人已经在这个阶段遇到麻烦。“若是上瘾，很多事会停留在你脑中，”艾伦说。 “我认为它给人们一种控制的错觉：‘如果我看看我有多么失控，我会觉得更无法控制自己。’”
“人们因为他们的清单对我生气，我会说：‘我很抱歉。那不是我的清单，亲爱的。真正做出这些承诺的人是你。’”
“搞定”的第一步，是确定所有的事是你需要做的还是想要做的——比如买猫粮，创业等，然后输出到一个可信的外部系统。只有当你“捕捉”到很多想法，你才能决定你是否专注于正确的事情上。艾伦描述了重点的六个层级，通过计划跳出你的日常琐事和任务，这些计划对应的生活领域——财务，事业，人际关系，健康。最后是作为一个人的整体目标。
他说，平衡这些层次，需要时时反思。“如果你想说，‘我是否专注于正确的事情？’我会说，这些谈话中哪一个尚未充分成熟或与其它的谈话相比不合时宜？有些人需要更多的专注于自己的目标。有些人需要停止专注于自己的目标，甚至可以什么都不用完成。”
给你要做的排个序
通常，在你脑海中盘旋的事都不是你需要做的最要紧，或最重要的事——比如收集要干洗的衣物，给兄弟姐妹打电话，做晚饭等等。但这些事情都要耗费脑力空间。“如果你不处理那些不重要的事情，它们便开始从重要的事情中分散能量和精力，”艾伦说。“并不只是重要的事是如此，任何事都是这样。”
第二步，是弄清楚你捕捉到的每个项目对你意味着什么。你应该关注这个吗？如果是的话，你会喜欢什么结局？它是否是可行的，你下一步要怎样做？
“这实际上是关于着手做正确的事情，”艾伦说。“有些事情折磨你或是吸引你的唯一原因，是因为你还没有正确地着手去做。正确从事并不意味着你必须要完成它，你只需要掌握你正在做什么，或没有做什么。”
做出考虑周密的决定是很累的。所以我们才会经常回避它，并靠留在忙碌模式中取代做决定。事实上，艾伦坚持认为，对收件箱中的一个项目不作任何决定也是一个决定，也需要同样多的认知性努力。
下一步是组织——你在一次性操作列表（例如买牛奶），项目执行列表（需要多个动作才 能完成的项目）或日历（与比尔的会议）上记下执行提醒。 “大多数人都用意识记忆和提醒，但是这并不奏效，”艾伦说。“意识所做的是识别模式，并就如何分配你的资源做出直观的判断。对于识别你很擅长，只是无法记起那些重要的琐事。譬如你常忘了你把钥匙丢在哪了。”因此，通过把所有的提醒交给外部系统，你就释放了你的意识，只需按照提示做即可。
接下来，反思你的待办事项清单。这可以通过分解为容易消化的步骤，并确定哪些是你现在可以处理，哪些是你应该委托出去的。最后，切换到执行模式——着手，这要通过看你的下一步行动，并基于现在的位置，能量水平和优先级根据直觉做出判断现在要做什么。这可能意味着决定什么也不做。“你可以做得多好这一方法论的特点是，你可以什么都不做也感觉很好。你脑中没有任何想法能感觉多好？”
艾伦崇尚闲散慵懒的生活。他喜欢无所事事，做白日梦或午睡作为反思的方式，这是和大脑反思相反的方式。但有过于松散会搅乱你的预留空间，会使反思很困难。
“如果你还需要猫粮，你不能处在一个完全不分心的状态，你不能停下来休息。人们认为冥想使世界停止，使世界变安静，其实不是这样。宇宙总是存在的，只是你想要聆听哪一部分。如果你被莱顿广场（阿姆斯特丹一个繁华夜生活社区）的噪音分神， 那就很难注意到伦勃朗的绘画的精妙之处。”
“搞定”，有人爱也有人恨
艾伦有一个理论，用来解释为什么“搞定”狂热追随者多数是软件开发人员，以及他们为什么不能完全领会这一理念。“技术宅喜欢‘搞定’的理念，正因为它是一个完整的没有缺陷的系统。他们像我一样懒。他们整个行业是一个生产力行业。但他们没有意识到这是一种方法，而不是技术，这是一个思维过程。”这一思维过程需要一定的时间才能掌握，艾伦认为大概需要两年左右。
创意工作者喜欢“搞定”，也是出于不同的原因。 “他们喜欢的空间，思考空间，创意空间。”但是“搞定”的也有很多让人意想不到的超级粉丝，对一些更高级的事情有自己的想法。“神职人员喜欢它，”艾伦说，“我常常认为，我们应该集合所有教派创造一个宗教版的‘搞定’，然后向全世界推广。他们知道该怎样处理宗教事务，但他们要做的事情之中，有很多是他们未曾受训练做的事情。他们越是这样做，就越能专注于更有意义的东西。”
神职人员可能是皈依者，但并非每个人都是。 Lifehacker的Dustin Wax通过观察称：“现在迫切需要创建‘搞定’的自由区，通常是在家里——我们明显发现，把我们的非工作生活简化为一系列‘下一步行动’或是项目清单，是 多么不愉快的事。”有人认为，“搞定”本身不适合用于创造性工作，而Geekpreneur的文章“26个原因告诉你为什么‘搞定’不管用”中抱怨说： “它很无趣，很难，就像对一个不存在的三明治感到满意一样。它并没有作用。”
艾伦并不把这些怀疑和误解放在心上。他呷了一口葡萄酒说，“最能被‘搞定’吸引的人，其实是最不需要它的人，”他若有所思地说，“这个系统所做的是释放工作中的阻力。谁最在乎工作中的阻力呢？最高效的人。”
