GTD是英文Getting Things Done的缩写。来自于David Allen 戴维 艾伦的一本畅销书《Getting Things Done》。
人的大脑是用来思考东西的而不是用来存储东西的,没法同时记着很多事情,做很多事情如果没有工具和方法的帮助,可能就会出现重要的事情没有分配足够的时间做好,不重要的事情做了一堆。或者是遇到一堆事的时候,你总是花费很多的时间纠结于安排做事的先后顺序、轻重缓急,难以下手。
GTD可以帮你用最短的时间迅速梳理,然后去实施。
★5流程
一、收集(Collecting)
一定要控制收集工具的数量,收集工具的数量越少越好。例如:outlook、inbox、手机备忘录、专用记事本、纸制to do列表等。但是其实这些工具要么设计不太和善,要么不太方便。
★在企明岛,消息、微聊应用(客户端)是最直接的信息收集渠道。其次是Wiki和微博应用@自己的信息会有提示。重要信息会由QQ邮箱和微信邮箱发布。
二、整理(Processing)
从收集工具里面,循环反复地进行处理分类。
★在企明岛,会用Wiki记录所有工作日程,整理分类。在一个Wiki内用标题分类,如果是几个Wiki的话,用标签进行分类。
三、组织(Organizing)
其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念,整理完收集工具里的东西后就是管理和组织几大类中的东西。
★在企明岛,重要的事项可以给自己和相关人下任务,参照任务完成进度图,让你更高效率的完成任务。次要的或待完成的任务可以在Wiki里列任务清单或是在日历应用里添加日程,提醒你去完成。
四、回顾( review)与检讨(checking)
组织完毕后,最好是每天17:30check 一遍,每周review 一次。
★在企明岛,工作的计划于总结是必做的事,我们把这些事情与Wiki挂钩,将按钮设计在最上边的应用列表中,按部门划分,方便工作计划和总结。
五、执行(DO)
实际上在do的阶段,do的内容只有三个:do你GTD系统里面设定好的东西;do你系统里面没有但出现在你面前需要你做的东西;第三就是整理你下一步要do的东西(也就是循环GTD里面的前4 步)。
★4要素
一、GTD之所以称之为“无压力”
是因为你在do的时候,不要再伤脑筋去想着其它事情了;因为你所有的事情都在你的GTD系统里面或者即使没有在你系统里面,一般情况下就算出现也无伤大雅而可以纳入系统或者及时处理。
二、GTD之所以被认为是一种习惯
是因为你在任何时点的工作都是已经计划好了的。只要有了空闲时间,就先看看日程,没事的话,再看看相关的单步事项。
三、善用checklist
很多东西都可以做成checklist,包括一些项目的流程,比如出差这种项目,一旦有条件激发这类已经流程固化的项目,则可以直接调用已经设定好的checklist,按流程走下去,一个action 一个action地去完成。
四、总而言之
你要养成好习惯,尽量不要做你GTD系统以外的事情,除非你的GTD系统不够完善,很多事情你根本没有计划进来,那么这个时候,你就需要对你现在,今后短时间内,中长时间类,甚至一生的事情作一个规划,并且把它们纳入到你的GTD中来。