第12讲如何向上司汇报
【本讲重点】
与上司沟通的障碍
汇报的要点
与上司沟通的障碍
汇报工作时，上司与中层经理的期望是不同的。
上司的期望是： w部门、中层经理工作的进度和结果 w通过听取工作汇报，给予中层经理新的信息和工作指示 w从原来设定的工作目标角度来审视工作的进度和结果，进行工作评价 作为汇报工作的中层经理，他的期望是： w向上级描述自己的工作结果 w通过工作汇报得到上级的指导和建议 w获得说明自己和部门工作好与坏的机会 w得到领导积极的工作评价 |
对于上司和中层经理来说，关注工作进度和结果以及相应的指导和建议是两者所共同关注的，但两者关注的焦点也有所不同，主要表现在以下几点：
出发点的差异
中层经理期望通过工作汇报，说明自己和部门是如何完成这件工作的，遇到了什么困难，如何克服的，为此付出了多少的辛劳，希望上司能够给予理解和肯定，给予积极的评价，所以，他们更重视工作过程。
而上司更为关注的是下级工作是否能够按照原定的工作计划完成任务，达到预定的工作目标，对结果更感兴趣，没有多余的时间听取下级描述怎样进行工作。如下所示：
上司 | 中层经理 |
◆工作完成了没有? ◆简明扼要 | ◆叙述如何完成的任务,遇到了什么困难 ◆自己如何克服困难 ◆希望上司多点时间,多听听自己的汇报 ◆希望上司能够体谅自己,表扬自己 |
评价的差异
上司容易发现下属在工作中的不足,特别是对自己所期望的方面更为关注,如果下属没有达到预期目标，得到的评价会很低。一般情况下,上司只关注结果,而很少对过程加以关注。
中层经理对自己的工作过程给予较高的评价，并希望因此从上司那里得到公正的评价。所谓公正的评价就是即使自己在某些地方没有做好，或者没有达到预期结果,也希望上司对自己的工作态度和努力予以中肯的评价。
表达的差异
评价的语言带有感情色彩，容易引起误解。领导可能认为如果说重了，会打击下级的工作积极性，所以就间接地提醒下级。
工作评价中，上司面带微笑，拍着下级的肩膀说：“好，总的说来不错。”
上司对于你的工作汇报，点了点头说：“好，总的说来不错。”
上司说：“好，你的工作总的说来还不错啊！”
这三种表达方式似乎没有什么区别，其实代表了上司的三种态度：
第一种是肯定、鼓励性的。 第二种是不偏不倚、中性的。 最后一种是话里有话的，表示的是负面的评价。 |
如果中层经理没有领悟到上司说话的真正含义，将第三种评价当成领导最好的肯定，就会造成下级理解上的偏差，得到错误的信息。等到领导责备下级工作做得有问题的时候，下级会感到很茫然。
信息的差异
上司掌握的主要是关于决策、战略等宏观方面的信息，而中层经理所掌握的信息主要围绕着工作的具体执行、过程等方面。因而，二者的信息是不对称的。
如下所示：
高层掌握的信息 | 中层掌握的信息 |
◆公司发展下一步的战略调整。 ◆董事会/股东会的关系以及他们对公司的期望和要求。 ◆与相关政府部门/相关行业管理部门的关系。 ◆公司的产权结果调整,资本运营, 收购兼并。 ◆公司的资产、 负债和现金流量。 ◆公司的重大人事调整事项。 ◆公司的新部门设立, 以及新业务的开拓。 …… | ◆下属的工作情况。 ◆重要客户的情况。 ◆计划的进展状况 。 ◆在开展业务时遇到的具体困难和问题。 ◆与各部门的配合和协调中所产生的问题。 ◆技术机密。 ◆专业性方面,比如人力资源部经理对人力资源管理有较多的信息,软件开发部经理对软件开发及技术拥有较多的信息等。 ◆自己的工作状态。 …… |
【自检】
你是否曾经向上司汇报工作时，对上司的评价不满？现在，你如何理解上司的评价为何与你的期望有差距？
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汇报的要点
1.精简
上司对你的汇报最为忌讳的可能就是：渲染。一个聪明的上司不是从你工作辛苦与否来评价你，相反，如果你工作又快又好，他就会认为你是有能力的。所以，不要带着邀功的心态，极力强调你的工作的难处。此外，一般上司都很忙碌，所以，把汇报做得简明扼要恐怕才能够令你的上司赏识。
2.有针对性
汇报的内容要与原定目标和计划相对应，切忌漫无边际，牵扯到其它没有关系的事情。
3.从上司的角度来看问题
由于中层管理人员与上司之间存在很多差异，所以从上司的角度来看待你的工作，可能会使你的汇报的内容更为贴近上司的期望。假设，由于种种原因，不是100％的完成工作。你认为自己工作已经做得很不错了，上司应该体谅你的难处。这种想法是从身为下属的身份的角度来考虑问题，如果从上司的角度来考虑问题，上司所关注的是工作完成与否。而且，现在很多老总都是白手起家，都经历了很多磨难，在他们的眼中，你的工作条件比起他们创业时要好得多。在这种情况下，你又怎么能期待老总对你的表扬呢?
4.尊重上司的评价，不要争论
在上司对你的评价低于你的期望时，不要争论。因为争论需要三个阶段：提出问题的焦点，提出持不同观点的理由，寻找问题解决的途径。而在汇报时，你根本没有时间把争论进行到第三阶段，因而你的上司也就无法赞同你的观点。理智的中层经理人不会在这种时候试图解释，更不会与上司发生争论。
5.补充事实
在汇报完后，一般上司会给予评价，他的评价其实就是一种反馈，从中可以知道上司对哪些地方不很清楚，你可以补充介绍，或提供补充材料，加深上司对你所汇报工作的全面了解。
【本讲总结】
中层经理在向上司汇报工作时，由于与上司之间存在差异，往往会出现意想不到的问题。
本讲介绍了汇报的几大要点：汇报的内容要客观准确、简明扼要；针对目标和计划拟制汇报提纲；从上司的角度来考虑问题；尊重上司的评价，不在汇报的时候与上司争论；对上司未明了的问题提供补充事实。
【心得体会】
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