吴小姐毕业于北京外语学院，三年前到了一家外资公司做秘书。在这家公司，吴小姐因为出色的工作能力和沟通技巧，多次被提升，现在吴小姐已经成为公司的首席秘书了。 主意还得领导拿  切不可越俎代庖     吴小姐认为，经常代替老板行使职权，往往会使秘书不能正确评价自己，以为自己和领导握有同样大的权利，这是秘书成长道路上最可怕的陷阱。    一天，吴小姐所在公司的经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地将吴小姐叫到自己的办公室，叫秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切业务，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！    然后，经理让吴小姐立即将信打印寄走。    当天快下班的时候，吴小姐将打印出来的信递给已心平气和的经理：“经理，可以将信寄走吗？”    这封充满火药味的信自然没有发走，因为吴小姐的聪明，使公司挽救了一个大客户。吴小姐说，经理也是人，也有喜怒哀乐，也有不能自制的时候。当他的感情一旦平淡下来，必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信交给经理征求他的意见，实际上就是给经理创造一次重新决策的机会。如果当时我向经理指出他的过火行为，那是非常错误的。吴小姐解释，作为一个公司的领导人，经理有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益问题，因此也必然包括与这家代理商之间的利益关系。他提出中止与这家代理商之间的关系，也许并非出于一时之怒，只不过是那家无礼的来信充当了导火索而已；当然也有可能的确是经理一时之怒，中止与对方的来往仅仅是说说而已。在不明白经理的真实想法之前，秘书绝对不能越俎代庖，替经理做主，秘书作为经理的助手既不是经理的政策的制定者，也不是最后的决策人。 管理好时间是关键  千万别劳而无功     秘书在工作中必须适应现代企业那种严格的规章制度。现代企业的时间观念是很强的，许多新入行的秘书开始都很难适应雇主那种分秒必争、刻板严格的要求，许多人对上司为其耽误了几分种而大发雷霆感到不解，有的人认为老板因为秘书耽误了一个约会就炒人鱿鱼纯属小题大做。    某大公司人力资源总监张先生说：老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效的工作作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条、在办公室一呼即应的秘书；是在工作紧张的时候能自觉自愿地加班加点而毫无怨言的秘书；是一个用脑多于用手、善于管理时间，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就感的秘书。    小丽是某驻华商社的办公室秘书，在她的办公场所，人们总是看到满目狼藉、一片繁忙的景象，她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去，她的抽屉里总是堆放着满满的文件，她总是穿梭在办公桌与文件箱这不算短的路途之间。当老板要调看文件时，她又发现该保存好的文件又没了踪影，明明可以让对方再电传来一份，她却愿意“不辞辛苦”地跑上几个小时去取。翻译文件时，经常需要查阅一些参考书，可是她的工具书却又总是不在手边，使得她又常常把工作带回家熬夜加班。他的办公用品钢笔、铅笔、便笺纸、订书器总是到用时就发现不在应有的地方或不够用。    与她共事的人都对她的依赖、磨蹭、缺乏办事的条理感到头疼，但是别人的监督、催促对于她根深蒂固的陋习来说丝毫不起作用，常常是事倍功半。最后的结果可想而知，小丽被炒了鱿鱼。 把忙碌分出层次  最忌讳因小失大     中国人民大学行政学院副院长赵国俊教授认为，快节奏、高效率是秘书工作的一个基本原则，新时期办公室的工作面临的问题复杂而又随机，秘书人员常感到忙忙碌碌事情仍做不完，总感到时间不够用。赵教授认为，学会合理地、科学地安排和管理时间是提高秘书人员工作效率的有效途径。    小勇是某私企经理的助理秘书，几年来，他勤奋努力，事必躬亲，却发现他总被一些琐事包围着。他生性优柔寡断，一件事，他总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事，他总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让他起草一份在董事会上的发言报告。他想时间还有一周，不必着急，于是摩拳擦掌地决心好好给老板露一手。其后的几天，他忙于完成另外的几件事：寄了几封信，发了几份传真，打了几个无关紧要的电话，给老板的一位朋友买了一束鲜花去贺他的开业之喜，又和自己的几个朋友小聚了一两次。突然一天上班之时，想到老板明天就要回来了，可是他要的报告还未见一字。本打算全力以赴完成报告，可是已安排了一个预约接待，一谈就是半天，下午又要安排去机场接老板的事，然后又被别的部门叫去协商安排明天的会议，终于把一切安排妥当，此时，也就到了下班时间，于是决定回家加班。吃过饭，电视里又有一场精彩的足球赛，终于忍不住把球赛看完，此时已是晚上11点，刚写了开头，又发现一些文件忘了拿回来了，只好第二天赶早到办公室写出报告的后半部分。    结果，一份轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。小勇常常想不通，为什么自己几年来一直兢兢业业、埋头苦干但工作起色不大，而且职位升迁很慢。