准备与接待工作
              1. 确定开放参观的项目
    （1）组织的展览室；
    （2）生产设备和工艺流程；
    （3）厂区环境；
    （4）员工的教育与培训设施；
    （5）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施
    2.  开放参观活动的操作流程
    3.  秘书的职责
    （1）准备内容：
    ①准备与寄发请柬；
    ②为来宾准备休息服务处；
    ③准备介绍材料；
    ④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；
    ⑤准备茶水饮料；
    ⑥准备赠送的礼品和纪念品。
    （2）接待服务与要求：
    ①来宾到达后热情引导接待；
    ②放映视听资料时认真解说；
    ③参观过程中为来宾做向导；
    ④做好招待来宾的餐饮服务；
    ⑤耐心解答来宾提出的各种问题；
    ⑥做好欢送工作。
    
    拟订活动方案
              1. 确定主题
    常见的主题有：
    （1）扩大组织的知名度，提高美誉度；
    （2）促进组织的业务拓展；
    （3）和谐组织与社区的关系；
    （4）增强员工或家属的自豪感。
    2．安排开放参观的内容
    参观的内容一般包括：
    （1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。
    （2）现场观摩，让参观者参观现场。
    （3）实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容 的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。
    3．选择开放参观的时机
    最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。
    4．确定邀请对象
    一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。
    5．选择参观路线
    参观路线的选择要求做到：
    （1）能引起参观者的兴趣；
    （2）能保证参观者的安全；
    （3）对组织正常工作干扰小。
    以上三点要综合考虑。
    6．策划宣传工作
    参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。
    7．做好解说及接待准备
    （1）挑选并培训导游或解说人员；
    （2）制作并寄发请柬；
    （3）设立接待服务处；
    （4）准备特殊的参观用品；
    （5）准备礼品或纪念品。