发文办理是指向外发出本机关制发的各类公务文书所进行的一系列工作。主要包括：拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印或签署、分发、传递、立卷、归档、销毁等12个环节。 一、拟稿
拟稿即草拟公文，是发文的第一道程序，也是提高文件质量的关键性基础工作。
拟稿的一般原则为：业务性文稿，一般由相关业务处室撰拟，或由业务主管部门代拟；综合性文电稿一般由综合处室、秘书处室撰拟或综合经济部门代拟；重要文稿或特殊文稿，亦可由领导同志指定专人撰拟。
在拟稿过程中，文秘人员要遵守以下要求：（1）提法要符合国家法律、法规以及党和国家的路线、方针、政策；（2）拟文要主题明确，观点鲜明，情况确实，要求符合实际，条理清楚，收发室工整，标点准确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文要准确；（4）结构层次序数，第一层为“一”第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；（5）必须使用国家法定计量单位；（6）用词用字准确、规范、文内使用简称，一般先用全称，并注明简称；（7）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数码。
二、审核
亦称核稿。就是指公文草稿在送交领导人签发前，由办公厅（室）对文稿的体式、内容等进行全面审核检查。审核一般由部门主要负责人、办公厅（室）主任或秘书长负责。
三、签发
是指发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发。签发是机关领导人履行职权、承担责任的体现。
文件签发的一般原则为：（1）涉及全局性的重要文件由本机关主要领导同志签发；（2）涉及某一方面问题的文件，由主管领导同志签发；（3）涉及某一方面且政策性强、问题重大、涉及面广，由主管领导同志审核后，送主要领导同志签发；（4）一般事务性文件（函），可视情送秘书长、办公厅（室）领导同志签发。
四、登记
就是在发文前，对所制发的文件标题、文号等进行记载，以备查证。
五、缮印
是指对公文定稿或签发稿的誊抄和印制。缮印工作必须以签发稿为依据，严肃认真，细致准确，清晰规范，确保质量。
缮印的形式有：缮写、打印、铅印、胶印、复印等。
六、校对
是指以签发文稿为依据，对缮印文件的底版或清样进行校订、核对的工作，校对是保证文件质量的重要环节。
校对的主要任务：（1）依据定稿进行校对，校订清样上的错字、加紧字、漏字、多字，同时规范字体、字号等。（2）依据定稿，检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。（3）依据定稿核对引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。（4）依据定稿检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。
校对的基本要求：（1）把握原则，仔细校对。（2）校对要认真仔细、一丝不苟，对易于忽略或易于出现错误的地方，如数据、计量单位、专业术语等，要注意反复仔细校对。（3）校对文稿时要正确使用校对符号。（4）校对一般要进行一校、二校、三校。
七、用印
是指在制定的公文上加盖机关或领导人印章。它是代表机关职权的一种凭证和标志，并确认公文由此而生效。这是一项很重要很严肃的工作，一般机关都应有专人保管印章，并建立严格的用印制度。
用印要注意以下几点：（1）首先检查原稿上领导签字民使用的印章权限是还相符；（2）用印文件份数要与原稿要求相符，多余文件可不用印；（3）用印应在日期中央偏上位置，上不压正文，下要骑年盖月；（4）印章必须端正、清晰：（5）对零星用印，除留存领导人批示原件外，应对用印进行登记，以备查。
八、分发
就是将印制好的公文，按照发送范围的要求，进行分封发放的过程。一般包括：（1）登记。登记项目有日期、文件名称、文号、密级、发送单位、数量、封号、签收人、传递方式等。（2）分装。
九、传递
就是通过一定的方式把分发好的文件传送到收文单位。一般分为区域内传递与区域外传递。区域内传递主要是通过收发室或文件交换站进行传递，要求收文单位急文急取。区域外传递，主要是通过机要部门、邮电部门或专人投递。传递过程中，要严格遵守保密规定，以确保文件的安全。
