我猜你也经历过这样的故事：作为一名拖延症重度患者，某天下定决心痛改前非，买下江湖上人人称道的OmniFocus，以为美好新生活从此开启——然而这并没有什么用。因为这只是个工具而已，你需要适合自己的操作方法——GTD系统。
由于GTD的实施方法足够复杂和规律，我们有时称之为“系统”。就像一条流水线，你不断地调整，使其达到最佳状态。原料（各类任务）源源不断地投入进来，而这条流水线则可优雅自如地一一处理。
请放心，我的方法远没有那么复杂，我也很喜欢偷懒XD。同时，个人认为太复杂或具体的系统不容易操作和维护，也很难承受环境和任务的变化。
以下我将以线性的方式一一阐述其操作流程。
0. 开始之前的工具选择
我的GTD系统将三类方法综合使用，故三类工具都需准备，我个人用的是OmniFocus+Clear+iOS自带日历并同步谷歌日历，分别对应GTD、reminder和日历三类工具（对于工具的分类介绍请参见第一篇文章）。
具体用什么程序并无规定，有些App现在也兼具三类功能。但强烈建议大家在选择工具时不要将就，一定要选择最佳、最适合的工具。每个工具各有其功能，让它们各司其职为好，不要总想一个App打天下。另外，有些App需要付费购买。在我看来，在这方面进行投资是非常值得的。既然想好了要磨刀，那就磨到最快。
1. 收集：一个菜篮子
1.1把所有想到要做的事情全部放进来！马上！
时间管理系统运转起来以后，你要不停地做这件事。准确地说，在任何待办事项出现的那一刻，就立刻记下来——可能是老师布置了小论文，可能是你突然想起来要买水果，总之第一时间，记下来。
1.2只用一个菜篮子。
把所有信息都记在一个地方，以防丢失或分散精力。即便因为情况突发，记在了一张小纸条上，也要尽快转移到统一的篮子中。这点的重要性不言而喻。
1.3挑个轻便的菜篮子。
菜篮子本身是什么并不重要，最好是小巧便携，且稳定可靠，能让你在任何场合进行记录，它可以是一小方笔记本，也可以是evernote，或是直接记在reminder、clear，或是OmniFoucs的Inbox（这正是Inbox的本意，但毕竟在有些场合，电子设备的使用并不方便）。
1.4记下所有有关信息。
不要相信自己的记忆力，也不要担心格式好不好看，第一时间记下这条任务的所有信息，确保自己日后能看懂即可，比如“明下午开会3点半@northroom，带激光笔”。
2. 整理归纳：分拣车间
把东西一股脑儿收进了菜篮子，要记得分拣处理。只要你有零碎的闲暇，比如等电梯、走去吃饭，就把菜篮子拿出来，一条接一条地按以下程序处理：
2.1 补充和联想
拿到原料之后，先不急着剔骨解剖，先想想是否有相关信息遗漏，把信息补全。更重要的，通过这件事联想出更多任务，同一项目中还需要做哪些事情？面向同一对象，还有哪些操作没做？比如“周末和家人自驾去农家乐”，那么顺带是不是要打个电话联系农家乐，给车加满油，去ATM提些现金，这些任务都是事件本身没提到的，却相当必要。如果你将任务快速处置安排，没有进行这次联想，就容易造成遗漏。
2.2 判断分流
将任务分给三类工具：如果是鸡毛蒜皮、或是一分钟内即可解决的事，就记在reminder工具中；如果是有固定的起止时间，且时间段内一直被该任务占用，则将这类特定的活动加入日历中；剩下的可能灵活安排的事项，都交给GTD工具。
一定让工具各司其职，不要混用。这会进一步提高系统运转效率。
你的确可以把所有任务都记在日历中，并用“起始时间”和“提醒”功能让系统运转起来。但你一定没体会过Clear处理零碎小事的畅快。嗯，说到底这还是一个完美主义者的挑剔XD
3. 设置信息
将任务分流到相应处理工具后，设置相应信息。
在reminder中添加提醒时间和备注，让自己十分钟后去洗衣房，别忘记带洗衣粉。在日历中给会议添加时间地点和备注，还可以设置提醒时间，让自己提前一天做好准备。
在GTD中，首先添加任务的due time，并选择相应的项目（project）。具体的设置技巧和理念，前两篇文章都已讲解过。如果该任务已相当庞杂，那么可以考虑为此新设一个项目。
4.GTD进一步细化
对于GTD中的任务，你需要继续细化设置。
4.1 情境（contexts）
这一任务与谁有关？适合在什么场合地点执行？建议参看前两篇文章，会对以上两个问题有更好地理解。将这些信息添加至contexts中。
4.2 推迟（defer until）
如果这一任务已经安排妥当，而且现在不需要对其进行任何操作，则可设置”defer until”的时间。在这一时间之前，你都不用分心管他，OmniFocus会灰化处理；当来到你设置的defer until时间时，这一任务会变为活动状态，提醒你该着手做了。如果你已经预见到将有多篇论文或报告要写，就可以根据紧急程度设置defer until时间。这样做能够确保你专注于眼下的唯一一件事。
4.3 分解与下钻
OmniFocus提供了任务间无限嵌套的功能。如果某项任务对你而言还是过于庞大，不知如何下手；或者实际将持续很长时间，无法在短期内完成，那么你该考虑将这一任务分解，直至你有把握轻松搞定分解出的子任务。
4.3.1 易于执行
比如你想准备GRE，这是项浩大工程，已经放进了“出国申请”这一项目中，那么你可以将之分解为：报名、了解GRE、背单词、刷题。其中报名还可以分解为：网银汇款、选考位，如果考场较远，还需要订酒店和车票。相信你能很轻易地看到任务间的从属关系，你可以把子任务下钻至主任务。一定要尽量细分任务，使之成为可操作的步骤，提供你执行的效率和动力。
4.3.2 避免被遗忘
如果一项任务的Deadline相当遥远，那么一般会发生的事情是：它被淹没在众多的Deadline之中，你本该提前开始准备，却直到最后一天才记起这事儿。
将一件长时段的任务切割为几个先后完成的小任务可以有效解决这类问题。每隔几天，你就会完成一小部分，保证了这件任务始终在你的关注范围内。
4.4 重复
如果你发现自己每天都会开展一些日常惯例事项，或者希望培养自己的某个习惯，可以将这些事项设置为重复，以避免每天重复劳动，同时也强迫自己在不断变幻的节奏中，能保持好习惯的稳定开展。
5. 执行
如果reminders和日历提醒你现在有任务，那就尽快搞定。如果此刻有空闲，那就看看GTD工具中有何待办事项。
在GTD中你可以使用多种筛选标准选择此刻想做的任务，比如项目、到期时间，还有备受推荐的情境（contexts）。
把事情做好实在是个太大的题目。但为了集中精力，提高效率，有以下建议：
5.1 一次只做一件事
人天生不擅长多任务处理，GTD的目的正是帮助你将多任务的生活分隔为一个个单任务时间段，以便在单个时间段内能够火力全开。
5.2 使用番茄钟
如果觉得被打扰了工作节奏，那么你可以将番茄时间调得长一些。但我推荐你无论如何要使用番茄钟，好处并不在于敦促你集中精力，而是如上一篇文章所言，它提醒你作息结合，能帮助你保持长久、稳定的工作状态。如果久坐在办公桌前不挪窝，你很难保持亢奋状态，更别提对身体有多大伤害了。
6. 回顾总结
可以分为日周月三种时间跨度。
6.1 每日总结
结合每日任务的完成情况，可以采取记日记的方式，回顾一天中完成任务过程中的得失。日记讲究细水长流，故而越简单越好，重点反思自己关注的领域，比如“时间都浪费在哪里了？”
6.2 每周总结
休整一下，重新出发。除了同样回顾总结得失，还需要整理系统。
系统就像一台机器，运转久了也需要维护。有时，现有的系统不能容纳新的类型的任务，或者有些任务可能一直积压着没有完成，这会造成系统的混乱，落后于现实需求。
每周总结时，你都可以整理、重启系统：清空篮子里还没分配的任务；把过期还未执行的任务，重新制定due time；调整、细化现有的任务设置；反思现有的操作流程。
另外，对下周的任务进行概览和初步计划。如果时间没有那么紧急，则可多从思路的角度进行思考和开拓，让任务在完成时有一些不同寻常的色彩。
6.3 每月总结
也可以是每季度、每年度的总结，我称为中长期回顾与规划。
这里强调从大格局的角度进行思考。参考前两篇文章，反思过去一个月来完成事项的得失，尤其是在个人方向上的启发和经验，并对接下来的工作进行展望、调整方向。
以上就是我个人的GTD系统了，仅供参考。如果你刚开始使用GTD，还不知开展，那么你可以先按照上面说的做一遍，然后在实施过程中根据个人情况进行调整。
个人的GTD系统永远都在变化之中，否则是无法容纳变化不断的任务要求的。但不论如何变化，请牢记GTD的理念：利用这一套系统，来替你分担记录和安排之事，让你能够轻松、专心地投入到单项工作中。能用工具的，就不要用脑子，你用不着时不时抬眼看手表，让Reminders或者番茄钟在十五分钟后提醒你即可。不断实践这一理念，灵活地调整自己的GTD系统，这会帮助你走得很远。
