如果发生了每个人都需了解的事情，要把你的员工召集起 来，告之这些消息或利害关系 。有些事情最迟不应推迟到下次 例会。在许多组织中，自发性本身具有积极意义，按照已定的 日程安排所进行的正常商业活动更需要自发性。
在自发性会议上可以发布好消息，需马上解决的问题， 或者易被谣传误导的消息。让有关各方参加这种短时的会议 还传达出这样一种信息，即你希望他们了解公司最近所发生 的事情。
人们都有参与意识。如果你让他们了解得越多，给予更多 的参与机会，使他们对前途有更好的把握，他们去其他公司发 展的念头就越少。若员工感到在现有职位上能真正发挥作用， 即使其他业主提供某种职位，他也很少愿意去应聘。
顺便说一句，不是所有的会议都必须在同一地点举行，你 可以在会议室、总裁办公室、午餐室或雇员工作的地方来发布 各种信息。要根据你想要传达的信息来选择最好的会议地点。 不要把会议地址局限在公司。有些公司在公司以外的地点也成功有效地举行了会议。在当地汽车旅馆的会议室或某家饭店的会议室，或教堂旁边的会议室召集全体雇员大会是十分有效果的。要提供一些食物和饮料，它给人以舒适感，使人们在 等待会议开始的同时有事可做，而且也表现了资方的体恤、慷 慨和守信。
