摘 要:企业经营活动正常运转需要制定完善的内控制度并有效贯彻实施。文章说明了制定内控制度的具体措施以及在实施过程中存在的问题,并对如保贯彻实施内控制度进行阐述。
近几年国有企业内部频频发生贪污、挪用公款等案件,而且涉案金额越来越大,如南航集团腐败大案,违规投资人民币43.552亿元用于委托理财业务,该集团原财务部经理陈利明受贿5000多万元,挪用高达12亿的公款。以及多起金融部门高层领导干部腐败犯罪案件等。这些国有企业应该都有建立一套内部控制制度,之所以仍然发生腐败案,应该与内部控制制度的制定是否完善合理以及能否得到有效地贯彻实施有关系。
一、制定企业内部控制制度的意义和作用
为了保证企业经济活动的正常运转,保护企业资产的安全、完整与有效运用,提高经济核算的正确性与可靠性,推动与考核企业各项方针、政策的贯彻执行,提高企业经营管理水平,企业必须结合自身的特点制定一套切实可行的内部控制制度。内部控制应贯穿于企业经营管理活动的各个方面,只要企业存在经济活动和经营管理,就需要加强内部控制,建立相应的内部控制制度。
一套比较完善的内部控制制度可以发挥以下四个方面作用:一是能够保护财产物资的安全完整;二是能够提高会计资料的正确性和可靠性;三是能够保证国家对企业的宏观控制;四是能够保证企业高效经营。科学的内部控制制度,能够合理地对企业内部各个职能部门和人员进行分工控制、协调和考核,促使企业各部门及人员履行职责、明确目标,保证企业的生产经营活动有序、高效地进行。
二、制定企业内部控制制度的具体措施
目前国有企业的管理经验,内部控制制度主要应涉及以下几方面的内容:
1.业务授权和分工控制。企业各级工作人员,必须经过授权和批准,才能对有关的经济业务进行处理,同时对于相关的职务,必须进行分工负责,不能由一个人同时包办兼任,这样就使每项业务的每一个过程和环节都既能做到责任、权利明确,又能够互相制约、相互监督。内部控制制度核心问题是合理授权和分工,目前出现重大经济案件的企业,基本上均是授权不当引起的,是权力过大,且控制不力的恶果。在具体授权和分工时,应以既能保证经营决策有效运作,管理制度有效贯彻,又能保证权力制衡得到落实。
2.业务记录控制。在对经济业务进行会计记录时,必须采取一系列措施和方法,以保证会计记录的真实、及时和正确。如对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出规定;对各种账簿记录,要求账证的一致或保持一定统驭关系的规定;同时应明确资产记录与保管的分工,规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作等。
3.财产安全控制。应明确规定建立财产清查盘点制度。如为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,都要实行永续盘存办法核对库存账实外,还要规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。又如现金出纳员除规定每日下班前要结账清点库存现金,遇有差错要及时报告外,会计主管人员应该经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金的管理情况。
4.计算机财务管理系统操作权限和控制。应明确规定对会计电算化的内部控制,主要是对存取权限进行控制。设多级安全保密措施,系统密匙的源代码和目的代码,应置于严格保密之下,从计算机系统处理方面对信息提供保护,通过用户密码口令的检查,来识别操作者的权限。操作权限的分配,应由财务负责人统一专管,以达到相互控制的目的,明确各自的责任。
5.人员素质控制。制度要靠人去贯彻执行,因此对于内部控制制度人员素质控制是非常重要的,必须明确规定每项制度的执行者需要具备的素质,以保证企业各级人员具有与他们所负责的工作相适应的素质,从而保证业务工作的质量。
6.完善有力的内部监督机制。为了确保内部控制制度得到全面、准确的实施,内部监督机制必不可缺。没有监督或者监督不力,违反政策制度得不到明确的惩罚,最终将使内部控制失去权威,不能发挥其应有的作用。内部审计是内部监督的主要方式,内部审计是对内部控制的再控制,它可以发挥评价内部控制,参与重大控制程序的制定与修订,监督内部控制的运行等方面的作用。
三、当前企业内部控制制度实施过程存在的问题
我国国有企业一般都在一定程度、一定范围建立了内部控制制度,基本业务和内部管理可以说是有章可循,但在实施过程中存在着不少问题,如制度的具体执行部门和人员松与严、繁与简等存在较大的随意性,制度的制定和执行部门和人员利用职权的便利,绕过制度,或者“严于律人,宽于待已”,执行过程实行双重标准,而企业领导作为业务的最终审批者往往只注意业务的合理性,而忽视标准的高低。由于部分企业内部审计制度不完善,内审机构不健全,以及其他局限性使内部审计无法监督到位,使得管理力度层层递减,管理效应层层弱化。
另外企业管理者品质不良,或其管理思想对内部控制的理解出现偏差,对内部控制没有足够的重视,导致内部控制弱化,管理滞后,主要现象有:(1)领导者找出各种借口绕过制度。(2)在领导者为了达到某种经济或其他目的并认为现行的内部控制是一个难以逾越的障碍时,就随意改变制度。(3)以对现行制度不了解等借口,恶意违反制度。由于企业领导者在企业的地位,决定了他们对企业内部控制制度具有控制作用。领导者的上述行为可能大大削减了内部控制制度的既定功能,降低制度的实施效果。企业内部控制制度在执行过程中存在的诸多问题,导致内部控制制度的作用和权威性降低,甚至形同虚设。
四、如何保证企业内部控制制度的贯彻实施
1.企业必须重视对内部控制制度管理人员的选用和考核。内部控制制度能否发挥作用关键是看管理人员的执行,若执行不到位,制度设计得再完善,也形同虚设。首先要求企业选用的管理人员要有较高的业务素质,熟悉企业的内部控制制度,其次要求管理人员的政治素质要高,要敢抓敢管,敢于放下面子,坚持原则,只有这样才能保证内部控制制度得到贯彻执行。要重视对内部控制制度管理人员的培训,提高其素质,定期进行考评,奖优罚劣。
2.企业领导者应该自觉带头贯彻执行内部控制制度。内部控制制度的权威性和严肃性需要通过企业领导者的以身作则,身体力行,模范地遵守内控制度并发挥其组织领导作用来维护,由于企业领导者的言行对企业员工有很大的影响,如果企业领导者对待内控制度抱着漠视或随意的态度,自己首先不遵守制度,或为不遵守制度随意找借口,上行下效,内控制度就形同虚设了。
3.企业必须发挥职代会和内部审计的作用。充分发挥《全民所有制工业企业法》赋于的职代会行使民主管理的权力,除了审查审议有关方案和事项外,还应将遵守和执行内部控制制度的情况作为评议各级领导干部的重要内容。内部审计工作的职责除了审核会计账目外,还应包括稽查、评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向企业经营班子提出报告,以保证企业的内部控制制度更加完善严密。
4.加强企业主管部门和监事会的监督作用。企业主管部门和监事会应定期或不定期对企业内部控制制度的建设和执行情况进行检查和评价,以此作为对企业经营班子的经营业绩考核的重要内容。通过上级部门的检查和监督,使企业经营班子自觉建设和执行内部控制制度。
5.强化外部监督,督促企业不断完善内控制度。财政、税务、审计等部门要合理分工,注意加强彼此间的信息互通,形成有效的监督机制;加强对注册会计师执业质量的监管,使注册会计师的社会监督职责到位;加大执法力度,对违法违纪行为要严肃处理;充分发挥新闻媒体作用,监督企业行为,特别是杜绝企业负责人滥用职权所造成的内部控制制度形同虚设的情况。
6.建立内部控制制度评价体系。对企业来说,建立健全内部控制制度是一个渐进的过程,必须建立其内部控制评价体系,根据情况的变化和出现的问题对相应的内部控制制度作出及时修正或建立新的内部控制制度,只有不断进行内部控制自我评价和改进,才能建立起行之有效的内部控制体系。
成功的企业,有一个共同点,就是其内部控制得到有效贯彻;而失败的企业,尽管有着各种各样导致失败的因素,但有一点是共同的,那就是内部控制失效。对任何企业来说,再完美的制度,如果得不到严格执行,就是一种摆设。因此企业必须制定一套较为完善合理的内部控制制度,并使之得到很好地贯彻实施,否则将使制度流于形式。
