04 整理文档
我们在日常工作中，不可避免地会产生大量文档：报告，方案，报表，资料……这些文档，如果是杂乱无章地堆放在一起，要查点什么东西时，就会非常麻烦。
很多时候，明明记得下载了的资料，却忘了放在哪里；发给好几个人的文件，几经修改，不知道谁的才是最终版；想查点自己以前做过的东西，却哪里都找不到……
这些问题的症结，都在于没有遵循良好的文档撰写和整理规范。
这一点，很多大公司都有明确规定，但很多小团队往往意识不到其重要性。
然而，小团队固然小，文档和资料的量却未必少。处理不当，同样会造成大量的时间浪费。
具体来说，有这么几个原则：
1）文档的首页，要有版本记录。
任何正式文档，封面和正文之间，需要留出一页，记录该文档的版本历史。无论谁对其作出任何修改，都要在这里登记：修改人，修改时间，版本号。
如：Alan，2016-10-12，v21.0
2）文档的命名，要确立明确的格式。
这一点可以由团队自己确立，但需要保证所有人都按这个规范执行。
可以参考这样的方式：修改时间-项目名-文档名/编号-修改人-版本号
这种情况下，当文档的量极其庞大时，就不必打开来一个个查看了。
3）文档的存放，要建立良好的习惯。
很多人喜欢把文档全部放在桌面，等实在多到放不下了才去整理。这种习惯好不好呢？其实没关系。但关键是要统一。
如果你存放文档的位置不统一，有时在文件夹里面，有时在桌面，那就非常混乱，查找的时候往往要花大量时间。一旦统一起来，即使全部放在桌面，也没事，因为只需要在桌面找就可以了——就是比较难看。
我采取的方式是这样：
· 在坚果云下，按照不同项目建立文件夹；
· 每一个项目文件夹里面，又分为管理文件和执行文件；
· 执行文件再进一步按照阶段1、阶段2、阶段3划分；
· 每一个阶段点进去，又按照会议记录、周报、资料等类型划分；
· 任何时候，都不会把文档丢到桌面上，而是多点几下鼠标，为其找到准确的位置。
多花这几秒钟，很多时候，也许就能节省几小时的时间耗费。
