运营管理负责监督、指导和控制业务运作。运营支撑着日常业务,是实现业务战略和战 术目标的必要手段。例如生产运营、制造运营、会计业务、软件支持和运行维护等。
虽然项目具有临时性,但符合组织战略的项目能促进组织目标的实现。有时,组织会通 过做项目来建立战略业务举措,改变其运营、产品或系统。项目需要项目管理活动和技能, 而运营则需要业务流程管理、运营管理活动和技能。
1.5.1 运营与项目管理
业务运营的改变也许就是某个特定项目的关注焦点,尤其当项目交付的新产品或新服务 将导致业务运营的实质性改变时。持续运营不属于项目的范畴,但是它们之间存在交叉。
项目与运营会在产品生命周期的不同时点交叉,例如:
在每个收尾阶段;
在新产品开发、产品升级或提高产量时;
在改进运营或产品开发流程时;
在产品生命周期结束之前。
在每个交叉点,可交付成果及知识在项目与运营之间转移,以完成工作交接。随着项目 趋于结束,项目资源被转移到运营中;而在项目开始时,运营资源被转移到项目中。
运营是一种生产重复性结果的持续性工作,它根据产品生命周期中制度化的标准,利用 配给的资源,执行基本不变的作业。与运营的持续性不同,项目是临时性工作。
1.5.1.1 运营管理
运营管理是另外一个专业领域,超出了本标准所描述的正式项目管理的范畴。
运营管理关注产品的持续生产和/或服务的持续运作。它通过使用优质资源和满足客户 要求,保证业务运作的持续高效。它重点管理那些把各种输入(如材料、零件、能源和劳力) 转变为输出(如产品、商品和/或服务)的过程。
1.5.1.2 项目管理中的运营干系人
虽然运营管理不同于项目管理(见 1.5.1.1 节),但是,如果项目将对运营工作人员的工 作和事业产生影响,那么应该在项目中认真考虑这些运营干系人的需求。项目经理需要考虑 运营干系人,并邀请他们适当参与项目的所有阶段,以便获取他们的见解,防止因忽视他们 的意见而导致不必要的麻烦。
运营干系人应该参与项目,他们的需求应该记录在干系人登记册中,他们的影响(正面 或负面的)应该记录在风险管理计划中。
以下是运营干系人的举例(取决于业务类型):
设备操作员; 生产线主管; 服务台员工; 生产系统支持分析师; 客户服务代表; 销售人员; 维修工人; 电话销售人员; 呼叫中心人员; 零售工人; 直线经理; 培训专员。
1.5.2 组织与项目管理
组织在其治理框架中确定了战略方向,设置了绩效指标。战略方向规定了用于指导业务 工作的目的、期望、目标和行动,战略方向应该与业务目标相协调。项目管理活动应该服从 总体战略方向。如果战略方向发生变化,就应该相应调整项目目标。在项目环境中,调整项 目目标会影响项目效率甚至项目成功。但在业务环境中,如果项目能够与组织的战略方向持 续保持一致,那么项目成功的概率就会显著提高。因此,如果战略方向发生变化,项目就应 随之进行调整。
1.5.2.1 基于项目的组织
基于项目的组织(Project-based Organizations,PBO)是指建立临时机构来开展工作的 各种组织形式。在各种不同的组织结构中[如职能型、矩阵型或项目型(见 2.1.3 节)],都可 以建立 PBO。采用 PBO 可以减轻组织中的层级主义和官僚主义,因为在 PBO 中,考核工作
成败的依据是最终结果,与职位或政治因素无关。
在 PBO 中,大部分工作都被当做项目来做,并/或按项目方式而非职能方式进行管理。 可以在整个公司层面采用 PBO,如在电信、油气、建筑、咨询和专业服务等行业中;也可以 在多公司财团或网络组织中采用 PBO;也可以仅在组织的某个部门或分支机构内部采用 PBO。一些大型的 PBO 可能需要职能部门的支持。
1.5.2.2 项目管理和组织治理之间的联系
开展项目(或项目集)是为了实现战略业务目标。现在,很多组织都采用正式的组织治 理流程和程序来管理战略业务目标。组织治理规则对项目有强制性的制约作用,当项目所交 付的服务将受制于严格的组织治理时,情况尤其如此。
项目产品或服务能够在多大程度上支持组织治理,这可能是判断项目成败的依据。所以, 项目经理必须了解与项目产品或服务相关的公司/组织治理政策和程序。例如,某个组织已 经制定了支持可持续发展的政策,那么新办公楼建设项目的项目经理就必须了解与工程建设 有关的可持续发展要求。
1.5.2.3 项目管理和组织战略之间的关系
组织战略应该为项目管理提供指导和方向,特别是当人们认为项目就是为支持组织战略 而存在时,就尤其如此。通常由项目发起人或项目组合经理或项目集经理来识别组织战略与 项目目标的一致性或潜在冲突,并向项目经理通报情况。在项目中,如果项目目标与既定的 组织战略存在冲突,项目经理有责任尽早记录并确认冲突。有时,制定组织战略就是项目本 身的目标。在这种情况下,明确定义什么才能构成支持组织发展的合理战略,对于项目来说 就非常重要。