控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。本过程的主要作用是，随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。图10-7描述本过程的输入、工具与技术和输出，图10-8是本过程的数据流向图。

            图10-7 控制沟通：输入、工具与技术和输出

      图10-8 控制沟通的数据流向图

控制沟通过程可能引发重新开展规划沟通管理和/或管理沟通过程。这种重复体现了项目沟通管理各过程的持续性质。对某些特定信息的沟通，如问题或关键绩效指标（如实际进度、成本和质量绩效与计划要求的比较结果），可能立即引发修正措施，而对其他信息的沟通则不会。应该仔细评估和控制项目沟通的影响和对影响的反应，以确保在正确的时间把正确的信息传递给正确的受众。

10.3.1 控制沟通：输入

10.3.1.1 项目管理计划

见4.2.3.1节。项目管理计划描述了项目将如何被执行、监督、控制和收尾。它为控制沟通过程提供了有价值的信息，包括（但不限于）：

 干系人的沟通需求；

 发布信息的原因；

 发布所需信息的时限和频率；

 负责发布信息的个人或小组；

 将接收信息的个人或小组。

10.3.1.2 项目沟通

见10.2.3.1节。在控制沟通过程中，需要开展活动，来监督沟通情况，采取相应行动，并向干系人通知相关情况。项目沟通可有多种来源，可能在形式、详细程度、正式程度和保密等级上有很大的不同。项目沟通可能包括（但不限于）：

 可交付成果状态；

 进度进展情况；

 已发生的成本。

10.3.1.3 问题日志

见13.3.3.1节。问题日志用于记录和监督问题的解决。它可用来促进沟通，确保对问题的共同理解。书面日志记录了由谁负责在目标日期前解决某特定问题，这有助于对该问题的监督。应该解决那些妨碍团队实现目标的障碍。问题日志中的信息对控制沟通过程十分重要，因为它记录了已经发生的问题，并为后续沟通提供了平台。

10.3.1.4 工作绩效数据

见4.3.3.2节。工作绩效数据是对收集到的信息的组织和总结，并展示与绩效测量基准的比较结果。

10.3.1.5 组织过程资产

见2.1.4节。可能影响控制沟通过程的组织过程资产包括（但不限于）：

 报告模板；

 定义沟通的政策、标准和程序；

 可用的特定沟通技术；

 允许的沟通媒介；

 记录保存政策；

 安全要求。

10.3.2 控制沟通：工具与技术

10.3.2.1 信息管理系统

信息管理系统为项目经理获取、储存和向干系人发布有关项目成本、进度进展和绩效等方面的信息提供了标准工具。项目经理可借助软件包来整合来自多个系统的报告，并向项目干系人分发报告。例如，可以用报表、电子表格和演示资料的形式分发报告。可以借助图表把项目绩效信息可视化。

10.3.2.2 专家判断

项目团队经常依靠专家判断来评估项目沟通的影响、采取行动或进行干预的必要性、应该采取的行动、对这些行动的责任分配，以及行动时间安排。可能需要针对各种技术和/或管理细节使用专家判断。专家判断可以来自拥有特定知识或受过特定培训的小组或个人，例如：

 组织中的其他部门；

 顾问；

 干系人，包括客户或发起人；

 专业和技术协会；

 行业团体；

 主题专家；

 项目管理办公室（PMO）。

之后，项目经理在项目团队的协作下，决定所需要采取的行动，以便确保在正确的时间把正确的信息传递给正确的受众。

10.3.2.3 会议

在本过程中，需要与项目团队展开讨论和对话，以便确定最合适的方法，用于更新和沟通项目绩效，以及回应各干系人对项目信息的请求。这些讨论和对话通常以会议的形式进行。会议可在不同的地点举行，如项目现场或客户现场，可以是面对面的会议或在线会议。项目会议也包括与供应商、卖方和其他项目干系人的讨论与对话。

10.3.3 控制沟通：输出

10.3.3.1 工作绩效信息

见4.4.1.5节。工作绩效信息是对收集到的绩效数据的组织和总结。这些绩效数据通常根据干系人所要求的详细程度展示项目状况和进展信息。之后，需要向相关的干系人传达工作绩效信息。

10.3.3.2 变更请求

见4.3.3.3节。控制沟通过程经常导致需要进行调整、采取行动和开展干预，因此，就会生成变更请求这个输出。变更请求需通过实施整体变更控制过程（见4.5节）来处理，并可能导致：

 新的或修订的成本估算、活动排序、进度日期、资源需求和风险应对方案分析；

 对项目管理计划和文件的调整；

 提出纠正措施，以使项目预期的未来绩效重新与项目管理计划保持一致；

 提出预防措施，降低未来出现不良项目绩效的可能性。

10.3.3.3 项目管理计划更新

控制沟通过程可能引起对沟通管理计划及项目管理计划（如干系人管理计划和人力资源管理计划）其他组成部分的更新。

10.3.3.4 项目文件更新

作为控制沟通过程的结果，有些项目文件可能需要更新。需要更新的项目文件可能包括（但不限于）：

 预测；

 绩效报告；

 问题日志。

10.3.3.5 组织过程资产更新

可能需要更新的组织过程资产包括（但不限于）报告格式和经验教训文档。这些文档可成为项目和执行组织历史数据库的一部分，可能包括问题成因、采取特定纠正措施的理由和项目期间的其他经验教训。