与任务有关的信息交换主要提供同谈判中的问题直 接相关的信息。在这个阶段，谈判者要考虑一些有关的 交换信息，如谈判双方的需求和偏好，双方可采用的各 种替代方案的可行性。对日本谈判者来说，信息收集阶 段是最重要的阶段。只在当买方觉得他们已与卖方建立 起可信赖的关系后，生意才开始进行。
日本谈判者注重理解谈判对手的观点。他们不断地 交流信息并询问更多的信息。对日本人来说，完全而彻 底的理解是非常必要的；他们询问无穷无尽的问题来确 认谈判对方的需要和偏好，并只作出几乎不含信息的模 糊反应。日本人试图将信息置于可解释的情景中，因而 需求和偏好的起因对他们来说就是关键数据。讨论过程 的每个阶段也许都会产生更多的必须要回答的问题，其 重点就是交换更深层次的细节信息。
在初次会面时，日本人只是收集信息，并将其反馈 给他们的上司和同事，以供他们进行深思熟虑并认真准 备对策。日本人坚信，某个人在不了解对方需求时就作 出反应是愚蠢的。这解释了人们在与日本人谈判时，为 什么会经常遇到以下现象：缓慢的开始，没有最初建议， 强调信息收集，漫长的前期基础工作。在作出任何决定 前，日本人都需要以详细的信息为基础。由于所有相关 的管理人员都参与了谈判的最后决策，所以当交易出现 什么问题、投资失败或谈判破裂时，没有人会受到指责和非难。
